Regulierungskalender
Strukturierte Aufgabenverwaltung
Über das Jahr verteilt stehen im Regulierungsmanagement verschiedenste Aufgaben an: mit festen Terminen, ereignisorientiert oder auch als außerplanmäßige Anfrage durch die Behörden.
Nehmen wir ein Beispiel: Über das Postfach erhalten Sie eine Nachricht von der Regulierungsbehörde, die Daten abfragt. Nun heißt es, schnell zu reagieren. Die verschiedenen Aufgaben müssen an die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche delegiert, Absprachen getätigt und Dokumente verteilt werden. Dabei ist es entscheidend, die vorgegebenen Termine einzuhalten.
Hierbei bietet Ihnen unsere Aufgabenverwaltung inklusive des Dokumentenmanagements und der Kontaktverwaltung zuverlässige Unterstützung. In einer Aufgabe werden alle Informationen zu einer spezifischen Anfrage gebündelt und zentral dokumentiert. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, wie der aktuelle Arbeitsstand ist und welche Daten geliefert wurden.
„Dank Regulierungskalender und Aufgabenverwaltung werden Ihre Daten vollständig, termingerecht und jederzeit nachvollziehbar erhoben.
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Nutzen Sie die Aufgabenverwaltung von rcRegMan als systemweite Sammelstelle Ihrer Berichtspflichten.
Aufgabenverwaltung
Anfragen, beispielsweise in Form von Monitoring-Berichten oder Datenabfragen zur Anreizregulierung, erfordern eine strukturierte Datenerhebung im Unternehmen. Mit dem Einrichten einer neuen Aufgabe unterstützt Sie unser Workflow dabei, die einzelnen Arbeitsschritte zu steuern und die Termine zu überwachen.
Festgelegte Verantwortlichkeiten präzisieren das weitere Vorgehen. Durch die Aufteilung in Unteraufgaben lassen sich auch komplexe Datenerhebungen über verschiedenste Unternehmensbereiche einfach abbilden. Sie bieten dabei den gleichen Arbeitskomfort wie Hauptaufgaben. Über die Zuweisung der konkreten Kennzahlen können Sie stets nachvollziehen, welche Daten im Rahmen der Aufgabe geliefert wurden.
Bekannte Berichtspflichten der BNetzA und alle übrigen regulatorischen Pflichten haben wir für Sie bereits als Aufgaben in Form eines Regulierungskalenders hinterlegt; neue können unkompliziert eingebunden werden. Die Aufgabenverwaltung wird somit zur systemweiten Sammelstelle aller Pflichten. Andere Objekte aus den verschiedenen Modulen, beispielsweise Berichtsbögen oder Formulardrucke, können jederzeit zugeordnet werden.
Dokumentenmanagement
Alle Dokumente können den jeweiligen Aufgaben oder Korrespondenzen zugeordnet werden. Die Ablage erfolgt getrennt nach Eingang, Arbeitsstand und Ausgang. Zudem ist es möglich, Dokumente der jeweiligen Eingangs- und Ausgangskorrespondenz zuzuweisen.
Über die Einteilung in Sicherheitsstufen mit Zugriffsberechtigungen lassen sich auch sensible Unterlagen verwalten. Versioniert und revisionssicher in der Datenbank abgelegt, stehen die Dokumente dem Anwender zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung.
Kontaktverwaltung
Die Kontaktverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, alle relevanten Korrespondenzen mit Behörden und Ansprechpartnern zu hinterlegen und zu pflegen. Jeder Kommunikationsweg – egal ob Brief, Fax, Telefonat oder persönliches Gespräch – kann dokumentiert und zugeordnet werden.
Zusätzlich ist ein Import von E-Mails über Austauschdateien möglich. An der Aufgabe ist die komplette Kommunikation inklusive aller Dokumente einsehbar, die im Rahmen der Abarbeitung angehängt wurden. Dadurch lässt sich stets nachvollziehen, wer wann über welchen Kommunikationskanal (Telefon, E-Mail etc.) mit wem welche Informationen ausgetauscht hat. So kann sich auch ein neu hinzugezogener Mitarbeiter schnell in die bestehende Sachlage einlesen und die Bearbeitung in Vertretung fortführen.
Im integrierten Adressbuch können Sie die Kontaktdaten interner wie externer Ansprechpartner und Organisationen hinterlegen oder auch importieren.
Regulierungskalender
Monitoring-Bericht, Veröffentlichungspflichten, Entgeltanträge, Kapitalkostenabgleich und Regulierungskonto – dies sind nur einige der regulatorischen Pflichten, die der verantwortliche Mitarbeiter im Blick haben muss. Über das Jahr verteilt sind Daten zu sammeln und zu berichten.
Dabei entwickelt sich die Gesetzeswelt beständig weiter: Neue Gesetze kommen hinzu und lösen alte ab, Paragraphen verändern sich. Das Aufgabenspektrum unterliegt somit einem steten Wandel – hier den Überblick zu behalten und informiert zu bleiben, kostet zusätzlich Zeit und Aufwand.
Mit dem Regulierungskalender, der von uns regelmäßig aktualisiert wird, kann sich der Nutzer seine Regulierungspflichten als Aufgaben ins System holen, diese überwachen lassen sowie die Bearbeitung koordinieren und dokumentieren. So wird die Software mit integriertem Kalender zum zuverlässigen Begleiter für jeden Tag.
Für Ihre Berichtspflichten bieten wir Ihnen drei Varianten.
Regulierungskalender
Dieser Kalender beinhaltet alle zyklisch wiederkehrenden Aufgaben im Regulierungsmanagement. Das Gesetz schreibt feste Termine und Intervalle vor.
Regulierungskalender „plus“
Zusätzlich umfasst diese Kalendervariante auch Aufgaben des täglichen Arbeitsprozesses. Das sind z.B. Dokumente, die einmal erstellt wurden und dauerhaft zur Verfügung stehen oder bei Änderung angepasst werden müssen (z.B. Veröffentlichung Gleichbehandlungsprogramm).
Regulierungskalender „erweitert“
Diese erweiterte Variante enthält zudem all die Aufgaben, die ereignisorientiert sind. Das Gesetz schreibt in diesen Fällen keine festen Termine vor. Die Aufgaben sind auf Anforderung oder bei Änderung unverzüglich durchzuführen.
Von Anfang an für Sie da
Gerne helfen wir Ihnen bei der Einführung des Kalenders. Bei einem gemeinsamen Termin erläutern wir die einzelnen Themen und löschen die Pflichten, die für Ihr Unternehmen nicht zutreffen. Für alle anderen Pflichten ordnen wir die Verantwortlichkeiten zu und legen die internen Termine fest. Damit sind Sie für das anstehende Regulierungsjahr bestens vorbereitet.
Immer zum Ende eines Jahres stellen wir Ihnen den aktualisierten Regulierungskalender für das kommende Jahr bereit.